如何控制会议预约系统的成本

会议室预订管理系统位于硬件和软件的交汇处——一方面显示会议室约会，另一方面显示与日历和房间分析集成的软件。专业的会议室预订系统使业务经理能够规划未来的使用情况，让员工更好地利用可用空间。它们提供有关办公资源占用频率的重要数据，帮助规划可能的扩展，并使每个人的工作日更有效率。但是，这些无缝支持业务运营的系统是什么？它们是如何工作的？

什么是会议室预订系统？

会议室预订系统提供了一个简单的工具，用于预订办公室或联合办公空间中的会议室。他们维护一个集中式数据库数字会议系统，其中包含有关所有可预订办公资源的信息，例如可用办公资源的数量、其当前状态（空置或占用）以及可供将来使用的空缺。简而言之，会议室预订程序通过促进预订会议室的过程为工作场所带来结构。

通过维护办公室资源可用性的实时计划，预约过程有助于避免不幸事件，例如没有办公室可用性或重叠预订。该软件提供所有可用办公资源的共享视图，显示它们是否正在使用或在未来的特定时间被占用，并且通常与其他硬件配对 - 例如放置在办公资源前面的显示屏显示当前和未来的使用。

由于约会程序与日历和电子邮件软件的集成，组织者和参与者可以查看或管理时间和地点等详细信息，并发送电子邀请。此外，业务经理可以随时准确、最新地了解公司的资源利用率。使用权限设置，他们可以限制对约会工具的访问，以避免混淆并确保在需要时正确使用资源。

简而言之，房间预订程序提供了可用房间的概览，与员工的日历和电子邮件工具同步，使他们能够预订可用房间并邀请参与者，并为业务经理提供修改用户权限的工具。

会议室类型

人们可能会认为，鉴于当今生活节奏快，人们在会议上花费的时间越来越少。这远非真相。组织继续具有令人难以置信的信息密集型和协作性，对会议室的需求持续增长。但什么是会议室？它是一个有一张长桌子和很多椅子的空间吗？还是角落里的豆袋和乒乓球桌？嗯，答案是：两者都有。有不同类型的办公资源可用于会议，例如……传统的

，有一张大长方形桌子，至少有 10 把看起来很正式的椅子。不幸的是，这种设置往往会在参与者之间产生相当大的距离。这样的办公资源非常适合每月的董事会会议，但不适用于只有少数参与者的普通会议。然而，1-2人坐在适合10人以上的办公资源的情况并不少见……

然后是房间或空间。这些是只能容纳几个人的小型私人空间。它们非常适合快速、即兴的会议和协作工作。多个小型办公资源比几个大型会议室更节省空间。然后员工可以选择他们最喜欢的人 - 这只会有助于提高整体工作满意度！

为避免在开放式办公室打扰同事，员工必须能够进入隔离区进行电话或在线会议。进入电话亭/电话亭。电话亭是一个隔音的小空间，非常适合拨打电话和进行视频会议。一个人可以私下交谈而不会打扰任何人。

这是如何运作的

高效的会议室预订软件可帮助员工轻松访问所需的办公资源，同时最大限度地利用办公空间。它通过将办公系统（例如，365、OA 等）与物理设备（会议室的电子门号）连接起来来实现这一点。所以，你所要做的就是...

查找办公资源。会议室电子门牌是会议室外的屏幕数字会议系统，指示其可用性（例如，通过不同的颜色）并防止正在进行的会议被打断。他们还可以显示正在进行和即将举行的会议的持续时间。

签到。通过启用签到来避免未出现或“幽灵会议”（空的预留办公室资源而没有人出现）。如果会议在一定时间内未“注册”，则预订将被取消，办公资源将可用。

释放空间。不再需要办公资源？没问题。如果会议提前结束，您可以在房间显示屏上腾出房间并为其他人腾出空间。如果会议时间超过预期，您也可以延长预订时间（只要在那之后没有人预订）。

会议一体屏。在一个屏幕上显示多个会议室可以让每个人即时查看预留的办公室资源并节省时间，因为他们不必亲自搜索一个。

让会议易于查找、预订和安排

访问已被其他人使用的预留办公室资源或在办公室资源外徘徊的人可能会对您的工作效率产生负面影响。这种情况会导致对会议室的不健康竞争，导致超额预订、设置定期会议和预先预订办公资源。是时候减少摩擦并确保会议是关于协作而不是竞争的了。

无限定制

资源显示帮助员工查看资源可用性，在可视平面图上搜索资源，甚至直接在显示上进行预订。它们可以与现有电子邮件客户端的日历集成 - 因此，如果您在日历上预订资源，它也会出现在资源显示中，反之亦然。有些提供电话应用程序来补充办公资源显示，因此用户可以随时随地预订办公资源。

快速实施

新技术可能会让人感到挑战，但会议室预订过程通常很容易！为确保您的数字化转型成功，请制定实施计划以让员工熟悉它。让他们询问有关新预约系统的任何问题，并向他们展示它如何改善他们的工作日。

专注于重要的事情，而不是办公室资源物流

或者企业微信日历等电子邮件客户端无法用于实体会议预订。电子邮件客户端无法自动处理最后一刻的取消和未出现；会议组织者必须返回他们的计算机以取消预订。约会计划可以弥合数字世界和物理世界之间的差距，让员工可以专注于工作，而不是搜索和管理办公资源。

根据数据做出决策，而不仅仅是直觉

工作场所分析工具（包括在会议室预订包中或作为附件提供）可帮助您根据办公室资源利用率、每月会议次数、平均会议持续时间和与会者人数等数据识别模式。这些见解可以帮助您优化现有空间并指导未来的办公室设计，完全消除猜测！

寻找更多空间

会议室的竞争可能是一个问题。一个促成因素是可用的办公资源（由于没有出现）但由于人们忘记取消他们的预订而在日历上被占用。其他因素包括定期会议（办公室资源预订仍在日历上），以及员工使用不同日历系统的联合办公空间的双重预订。约会计划可以提供帮助。

如何选择会议室预订方案

在比较会议室预订解决方案时，需要考虑许多关键特征。让我们将它们分成软件和硬件以使事情变得更容易：

软件—会议预约软件

用户界面。会议室预订过程的可用性非常重要。检查您选择的预订程序是否直观，并且您可以查看未来的预订。密切关注信息在屏幕上的显示方式——是否易于理解？

登录功能。提高办公资源的可用性，避免闲置办公资源，就这么简单！您需要做的就是让参与者在他们到达时签到他们的会议。否则，他们会在一定分钟后失去预订，而另一名员工可以预订办公资源。

扩展/结束较早的功能。有时你需要额外的几分钟来结束。延长会议功能（在办公室资源显示和应用程序上）应该允许您为您的预订增加额外的时间。如果您提早关门，提早关门功能还应该让其他人可以使用办公资源。

平面图。办公室平面图的交互式地图非常适合拥有许多办公楼和会议室的公司，因为它们提供了整个空间的概览。它们可用于查找和预订可用的会议室，并帮助来自其他办公室的访客或员工自行导航。

硬件

会议室电子门号。多尺寸屏幕，可以显示任何类型的内容。它连接到内容管理系统或发送要显示的数据的软件。用于会议室的常见电子门牌是放置在会议室外以指示可用性的会议室显示器。

触摸屏或传统屏幕。没有触摸屏的显示器只能显示信息，但不能与之交互。另一方面，通过触摸屏，您可以现场预订会议室并更改现有预订。谈论办公资源管理系统的全部潜力！

连接性。虽然许多办公资源平板电脑由电池供电并连接到 WiFi，但一些办公资源监视器还支持 PoE（以太网供电），其中网络电缆兼作电源。不再需要给电池充电，而且互联网连接通常更可靠！此外，PoE 通常更快、更安全。

我们知道会议室可能是工作场所中令人沮丧的根源，但并非必须如此。使用 ，您可以开始充分利用您的会议空间。企业微信、钉钉、OA、一体化，让员工轻松使用办公平台秒级预定会议室，会议室一体化大屏显示所有办公资源的使用状态——轻松查看哪些办公资源可用一眼！